Wenn Sie einen Merkzettel erstellen möchten, der zusammen mit Ihren Kollegen bearbeitet und verwalten werden soll, dann nutzen Sie den Gemeinsamen Merkzettel. Es gibt nur  einen  redaktionsübergreifenden Merkzettel, welcher von allen Abteilungsmitgliedern bearbeitet werden kann. Im Unterschied dazu behalten Sie bei einem geteilten Merkzettel, welcher „Offen“ ist, die Kontrolle und entscheiden, ob er weiteren Redakteuren zur Verfügung gestellt werden soll (lesen oder auch bearbeiten).